Hiện nay, có rất nhiều loại văn bản hành chính được sử dụng hàng ngày như những văn bản quyết định nâng lương, văn bản quyết định khen thưởng, kỷ luật, thông báo, giấy mời,… tùy thuộc vào nội dung của các văn bản để dựa vào đó làm căn cứ để thi hành và áp dụng. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thêm thông tin về văn bản hành chính cho bạn đọc tham khảo thêm.
HƯỚNG DẪN SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Tìm hiểu về văn bản hành chính
* Khái niệm
Văn bản hành chính là văn bản dựa vào những thông tin, quy phạm của Nhà nước để cụ thể hóa việc thi hành và giải quyết những vấn đề cụ thể trong việc quản lý
* Phân loại
Văn bản hành chính được chia thành 2 loại chính như sau: Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường, cụ thể là:
- Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện các quyết định về việc quản lý về hành chính nhà nước có thẩm quyền dựa trên những cơ sở chung và quy định về quy phạm của các cơ quan nhà nước cấp trên nhằm đưa ra những giải pháp giải quyết các công việc như: quyết định về việc khen thưởng, kỷ luật, nâng lương,….
- Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức. Văn bản hành chính thông thường lại bao gồm những loại văn bản như: văn bản không có tên( công văn đôn đốc, công văn mời hợp, công văn kiến nghị,….) và Văn bản có tên gọi( Thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng,…..)
* Vai trò
Văn bản hành chính là loại văn bản có vai trò chủ yếu trong việc cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật.
2. Những lưu ý khi soạn thảo văn bản hành chính
* Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 hoặc A5 (định hướng bản in theo chiều dài):
– Lề trên: cách mép trên từ 2 đến 2,5 cm;
– Lề dưới: cách mép dưới từ 2 đến 2,5 cm;
– Lề trái: cách mép trái từ 3 đến 3,5 cm;
– Lề phải: cách mép phải từ 1,5 đến 2 cm
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
* Ghi tên cơ quan ban hành văn bản
– Không ghi cơ quan chủ quản với:
+ Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
+ Văn phòng Quốc hội;
+ Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp;
+ Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
+ Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91.
– Ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có) và cơ quan, tổ chức ban hành văn bản với các đơn vị còn lại.
– Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc viết tắt đúng chuẩn (viết tắt những cụm từ thông dụng như Ủy ban nhân dân – UBND, Hội đồng nhân dân – HĐND,…).
* Cách thức trình bày:
Theo Điều 11 Thông tư 01, nội dung văn bản hành chính là thành phần chủ yếu của văn bản, chính vì vậy khi soạn thảo chúng ta cần chú ý các yêu cầu sau:
– Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác về nội dung.
– Sử dụng ngôn ngữ viết chuẩn của văn bản, cách diễn đạt đơn giản, ngắn gọn và dễ hiểu
– Dùng từ ngữ phổ thông (trong trường hợp không cần thiết thì không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài), thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
– Lưu ý viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!); sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và khi xuống dòng…
* Ký tên, đóng dấu
– Ký tên:
- Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.
- Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học hàm, học vị, quân hàm.
– Đóng dấu:
- Đóng dấu của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký
- Đóng dấu treo: Là dùng con dấu đóng lên trang đầu và trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
- Đóng dấu giáp lai: Dùng để đóng ở mép (bên phải hoặc bên trái) của văn bản có từ 2 tờ trở lên.
3. Các đơn hành chính
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
***
ĐƠN XIN XÁC NHẬN KINH DOANH NHỎ
Tôi tên là:…………………………………………………………………….
Ngành nghề kinh doanh:…………………………………………………
Địa chỉ kinh doanh:……………………………………………………….
………………………………….Điện thoại liên lạc:……………………..
Địa chỉ thường trú:………………………………………………………..
Nay tôi làm đơn này xin Cơ quan địa phương xác nhận tôi có kinh doanh nhỏ ngành nghề, mặt hàng:……………………tại địa chỉ trên để làm thẻ hội viên Metro.
Xin chân thành cảm ơn!
………………, ngày….tháng….năm……
| Xác nhận của Chính quyền địa phương | Người làm đơn |
| hoặc Ban quản lý chợ (nếu kinh doanh | (Ký và ghi rõ họ tên)
|
| tại chợ) ………………………………………………………………………………. |
Trên đây là những chia sẻ thông tin về văn bản hành chính. Với những chia sẻ này hy vọng nó sẽ giúp ích cho các bạn trong việc trình bày và soạn thảo văn bản.
