Phòng tổ chức hành chính được biết đến là phòng tổ chức việc tham mưu, hoạch định thể chế và chính sách, ngoài ra còn thực hiện việc tổ chức thực thi theo chính sách của pháp luật dựa theo quy cơ cấu tổ chức của Bộ, Chính phủ, Thanh tra văn phòng Bộ,…và các cơ quan chuyên môn cấp cơ sở khác. Mời các bạn cùng tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi, bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn tăng thêm hiểu biết về chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính.
1. Chức năng phòng tổ chức hành chính
Phòng tổ chức hành chính là phòng ban quan trọng và cần thiết cho bất cứ công ty, doanh nghiệp, xí nghiệp hay một đơn vị nào đó, nó bao gồm những chức năng và nhiệm vụ cụ thể như sau:
Phòng tổ chức hành chính có chức năng tham mưu, hỗ trợ và giúp việc cho giám đốc ở các lĩnh vực dưới đây:
Là bộ máy tổ chức và đào tạo về nhân sự, điều hành và quản lý mọi hoạt động của Công ty. Quy hoạch, bố trí sắp xếp và đào tạo bài bản cho đội ngũ cán bộ công nhân viên chức của toàn Công ty sao cho phù hợp với nhiệm vụ của từng thời kỳ.
Thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách của Nhà nước và Công ty đối với người lao động ở các vấn đề như: tiền lương, tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hộ lao động. Ngoài ra còn đào tạo, nâng bậc lương và các chế độ chính sách khác cho người lao động.
Được sự ủy quyền của Giám đốc tham gia thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện pháp luật và các chế độ chính sách của nhà nước dựa theo các quy định quy chế của Công ty tại các đơn vị trực thuộc. Giải quyết đơn thư về khiếu nại và tố cáo của công dân thuộc thẩm quyền.
Thực hiện tổ chức các công tác quản lý văn thư, quản lý đất đai, nhà xưởng và các trang thiết bị của văn phòng nhằm duy trì cảnh quan môi trường, an ninh trật tự… phục vụ hoạt động chung của Công ty, doanh nghiệp.
2. Nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính
Phòng tổ chức hành chính có 5 nhiệm vụ trọng tâm và cơ bản như sau:
2.1. Về công tác tổ chức nhân sự
- Xây dựng mô hình tổ chức bao gồm đầy đủ chức năng nhiệm vụ các bộ phận trong cơ cấu tổ chức nhằm đảm bảo tính phù hợp với nhiệm vụ của sản xuất kinh doanh của đơn vị qua từng thời kỳ. Ngoài ra, còn lên kế hoạch hướng dẫn các đơn vị trong công ty xây dựng nhiệm vụ, quyền hạn và các chức danh trong bộ máy
- Lập và triển khai kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, nâng cao tay nghề về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên của toàn công ty. Lập kế hoạch đào tạo cán bộ kế cận theo cơ cấu tổ chức của công ty
- Quản lý lưu trữ hồ sơ pháp lý, hồ sơ của cán bộ nhân viên và cả những tài liệu quan liên quan đến công tác tổ chức của công ty.
- Tham mưu với các cấp lãnh đạo về việc giải quyết những vấn đề xung quanh: như tranh chấp lao động,…
- Tổng hợp, phân tích, đánh giá nguồn nhân lực về số lượng, chất lượng để từ đó lên phương án sử dụng lao động hiệu quả, phù hợp với tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty qua từng giai đoạn
- Thực hiện đầy đủ các chế độ đối với người lao động theo quy định của nhà nước bao gồm những chế độ như: tuyển dụng lao động, đào tạo, khen thưởng – kỷ luật, nâng bậc lương, bảo hộ lao động, nghĩa vụ quân sự, các chế độ bảo hiểm xã hội ( ốm đau, thai sản, hưu trí…), chính sách cán bộ ( đề bạt, sắp xếp thuyên chuyển)…
- Thực hiện chế độ bảo hiểm y tế, chịu trách nhiệm khám sức khỏe định kỳ sức khỏe cho cán bộ nhân viên của toàn công ty.
2.2. Về công tác hành chính
- Thực hiện lên kế hoạch tổ chức quản lý văn thư: luân chuyển, theo dõi và lưu trữ các công văn theo chỉ thị của công ty.
- Thực hiện quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nhà nước và Công ty
- Quản lý đất đai, nhà xưởng và các trang thiết bị văn phòng cùng hệ thống điện nước và những thông tin liên lạc của công ty
- Phục vụ hành chính, phục vụ các buổi họp, tiếp khách đối ngoại. Vệ sinh ngoại cảnh khu vực làm việc khối văn phòng
- Thực hiện phối hợp với các đơn vị và chính quyền địa phương trong công tác bảo vệ an ninh trật tự xã hội và tài sản của công ty.
2.3. Về công tác tiền lương
- Thực hiện việc lên kế hoạch, xây dựng quỹ tiền lương cho toàn công ty và các đơn vị trực thuộc. Thực hiện việc trả tiền lương, thưởng và trợ cấp theo chế độ của công ty.
- Hướng dẫn các đơn vị xây dựng việc tiền lương, tiền thưởng.
- Chủ trì cùng các phòng chức năng khác trong công ty tổ chức kiểm tra, quản lý về tài chính của các đơn vị theo chỉ thị của công ty.
2.4. Về công tác thanh tra chính quyền
- Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra trong doanh nghiệp theo phân cấp
- Thanh tra, kiểm tra và giải quyết đơn thư khiếu nại về các vụ việc nội bộ trong công ty dưới sự ủy quyền của Giám đốc
Nhiệm vụ cuối cùng là việc thực hiện một số công việc khác do công ty chỉ đạo giao cho.
Bài viết trên đây đã chia sẻ toàn bộ về chức năng và nhiệm vụ của phòng tổ chức hành chính. Hy vọng những thông tin trên đây sẽ giúp ích cho quá trình tìm hiểu của bạn.
