Hướng dẫn lập bảng phân công công việc

Đối với bất kỳ một cơ quan, đơn vị hay doanh nghiệp nào để làm việc có hiệu quả và mang lại năng suất cao thì bắt buộc phải thực hiện quá trình phân công công việc nhiệm vụ cho từng thành viên. Để thực hiện được công việc đòi hỏi phải có bảng phân công công việc, bảng phân công nhiệm vụ. Tuy nhiên hiện nay nhiều người vẫn không biết cách trình bày bảng này sao cho hợp lý khoa học nhằm phát huy tối đa hiệu suất công việc. Nhận thấy được điều này, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách hoàn thiện bảng phân công công việc, nhiệm vụ theo yêu cầu của cấp trên đặt ra.

1. Bảng phân công công việc, bảng phân công nhiệm vụ là gì?

Bảng phân công công việc hoặc bảng phân công nhiệm vụ là loại văn bản trong đó chứa đựng nội dung công việc được giao cho từng cá nhân, tổ chức. Trong bảng đó nêu rõ những công việc cụ thể thuộc từng đối tượng cụ thể dựa trên thẩm quyền, khối lượng và tính chất công việc, cơ cấu tổ chức của cơ quan , đơn vị. Trong bảng phân công đó kèm theo thời gian thực hiện hoặc kèm theo chế tài nếu không hoàn thành công việc được giao.

2. Sự cần thiết của bảng phân công công việc, bảng phân công nhiệm vụ

Nền kinh tế ngày một phát triển đặt ra khối lượng công việc, nhiệm vụ phải đáp ứng mỗi ngày rất nhiều. Để có thể quản lý tốt cũng như vận hành công ty đi đúng quỹ đạo phát triển thì vấn đề phân công công việc, nhiệm vụ được đặt ra. Ngoài ra, phân công công việc nhiệm vụ còn là kỹ năng quan trọng thể hiện năng lực lãnh đạo của các nhà quản lý, người đứng đầu một nhóm bộ phận. Nhà quản lý thực hiện hoạt động phân công công việc, nhiệm vụ để giảm tải khối lượng công việc cho mình để có thêm thời gian tập trung vào nhiệm vụ hoạch định, phân tích hoạt động của đơn vị, tổ chức. Đồng thời thông qua hoạt động phân công công việc, nhiệm vụ nhân viên trong cơ quan, tổ, nhóm, đội có cơ hội chứng minh năng lực của bản thân, đưa ra nhiều ý tưởng mới để xây dựng cơ quan, tổ, nhóm cùng đi lên. Tuy nhiên, hoạt động phân công công việc, nhiệm vụ không thể nói suông hoặc tự thỏa thuận với nhau mà phải có bảng phân công công việc, bảng phân công nhiệm vụ.

Bảng phân công công việc, bảng phân công nhiệm vụ còn trực tiếp ghi nhận công việc nhiệm vụ của từng cá nhân tổ chức. Như thế, từng người có thể biết được công việc cần làm là những gì khi nào cần phải hoàn thành. Hoặc những người khác trong cùng nhóm, bộ phận sẽ dễ dàng nhận biết được công việc đó do ai đảm nhận để có thể tiện trao đổi với nhau về vấn đề liên quan.

Ngoài ra, bảng phân công công việc bảng phân công nhiệm vụ còn là cơ sở để người quản lý theo dõi tiến độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên. Từ đó có các chính sách, đánh giá phù hợp hoặc biện pháp xử lý kịp thời đối với những trường hợp chểnh mảng công việc hoặc không hoàn thành đúng thời hạn được giao.

3. Nội dung của bảng phân công công việc, bảng phân công nhiệm vụ

Bảng phân công công việc, bảng phân công nhiệm vụ có vai trò hết sức quan trọng ảnh hưởng đến tiến độ công việc cũng như người chịu trách nhiệm chính đối với công việc, nhiệm vụ đó. Chính vì thế, nội dung bảng phân công công việc, nhiệm vụ phải được lưu tâm. Những nội dung này cần được ghi đầy đủ rõ ràng chi tiết tránh sai sót để mang lại hiệu quả cao. Hiện nay, trên nhiều các trang internet có nhiều mẫu bảng phân công công việc, bảng phân công nhiệm vụ để công ty, tổ chức tham khảo nhằm tiết kiệm thời gian công sức. Tuy nhiên vì tính chất công việc cũng như yêu cầu của từng đơn vị, công ty là khác nhau nên phải tự xây dựng bảng phân công, nhiệm vụ dựa trên các nội dung cơ bản sau:

+ Cột dọc 1: Tên người thực hiện, vị trí công tác

Đây là nội dung bắt buộc phải có để biết được người chịu trách nhiệm chính đối với công việc. Người thực hiện phải ghi đầy đủ họ tên chức vụ đang đảm nhận hiện tại để dễ dàng khen thưởng khi hoàn thành xuất sắc công việc hoặc có thể bị xử lý nếu không hoàn thành công việc được giao.

+Cột dọc 2: Công việc yêu cầu thực hiện

Công việc yêu cầu được thực hiện trình bày ở cột dọc riêng và phù hợp với tên người thực hiện ở hàng ngang tương ứng. Phần công việc được yêu cầu chính là nội dung quan trọng nhất trong bảng phân công công việc, nhiệm vụ. Nếu công việc nhiều thì phải liệt kê những công việc quan trọng, cần ưu tiên làm trước lên đầu, tiếp đến là những công việc đơn giản, không cần hoàn thiện sớm phía sau.Bên cạnh đó cần phải lưu ý tóm tắt ngắn gọn và dễ hiểu nhất yêu cầu đối với từng công việc cụ thể nhằm giúp người thực hiện hình dung ra công việc cần làm những gì, không nên tóm tắt quá chi tiết như thế không phát huy được tính sáng tạo của nhân viên cũng như là tạo tâm lý e ngại, lo lắng đối với công việc được giao.