Văn thư lưu trữ là những tài liệu được lưu trữ để phục vụ cho mục đích sử dụng, công tác văn thư lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong việc nghiên cứu, lên kế hoạch về chính sách và chiến lược phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu phục vụ và phát triển kinh tế và xã hội của địa phương. Vậy công tác văn thư có những nhiệm vụ cụ thể như thế nào, mời các bạn theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm về công tác văn thư nhé!
1. Sơ lược về công tác văn thư
1.1. Khái niệm
Công tác văn thư được hiểu là tất cả những công việc có liên quan đến các loại giấy tờ, công văn từ khi soạn thảo văn bản cho tới khi văn bản được tiếp nhận để phục vụ cho việc giải quyết những vấn đề liên quan đến công việc lập hồ sơ,lưu trữ hồ sơ.
1.2. Vị trí
Công tác văn thư lưu trữ được đánh giá là công tác có vị trí quan trọng trong các hoạt động của cơ quan. Bởi các cơ quan của Đảng, Nhà nước hay tổ chức đoàn thể nào đó muốn thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình đều phải cần đến những loại giấy tờ và công văn. Thông qua đó để phổ biến các chủ trương, đường lối và chính sách nhằm phản ánh tình hình thực tế lên các cấp trên từ đó trao đổi, liên hệ và hợp tác để kịp thời ghi lại những hiện tượng hoặc sự việc nào đó xảy ra.
1.3. Tác dụng của công tác văn thư lưu trữ
Thực hiện tốt các công văn và giấy tờ quan trọng góp phần đẩy mạnh vào các hoạt động của cơ quan, giảm được tình trạng gian dối trong giấy tờ.
Nếu thực hiện tốt các công tác văn thư sẽ góp phần giữ kín những bí mật của Đảng và Nhà nước
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ đạt được hiệu quả cao.
2. Nhiệm vụ của văn thư lưu trữ
Văn thư lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác lưu trữ và bảo mật các thông tin. Vậy nhiệm vụ của văn thư bao gồm những nhiệm vụ nào. Dưới đây chúng tôi đã thu thập, tìm kiếm và tổng hợp được các nhiệm vụ của văn thư lưu trữ, bao gồm:
– Đầu tiên chính là việc trình báo lên Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, lên phương án những chiến lược, đề án, dự án và quy hoạch, kế hoạch dài
– Tham mưu, đưa ra quan điểm ý kiến giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện công tác quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ bao gồm những nhiệm vụ đi kèm như:
- Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật từ đó đưa ra các chiến lược, đề án, lên kế hoạch cho những dự án, quy hoạch dài hạn
- Ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ bên cạnh đó thực hiện công tác tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng công tác văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công nhân viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Thống nhất trong việc quản lý và thống kê văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước
- Tổ chức kiểm tra và cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ để được cơ quan có thẩm quyền cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, quản lý, phát hành phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
– Thực hiện các nhiệm vụ theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và quy định của pháp luật:
- Thực hiện các hoạt động về sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu
- Tổ chức thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quốc gia theo quy định của Luật Lưu trữ bên cạnh đó thực hiện cung cấp dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.
- Hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ, nghiên cứu khoa học và các ứng dụng về chuyển giao công nghệ về văn thư, lưu trữ.
- Hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật công tác văn thư, lưu trữ, xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, công tác bảo vệ chính trị nội bộ
– Tổ chức quản lý bộ máy và sử dụng quản lý công chức,viên chức và người lao động
– Quản lý nghiêm các vấn đề liên quan đến tài sản, tài chính và đầu tư xây dựng cơ bản.
– Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký trên phần mềm quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ tại cơ quan.
– Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ ,kịp thời và chính xác các thông tin của văn bản đến cơ quan Bộ vào hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành và hồ sơ lưu trữ trước khi chuyển giao cho Văn thư đơn vị.
Như vậy, qua bài viết chúng tôi đã chia sẻ đến các bạn chi tiết về những nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư lưu trữ. Hy vọng với những chia sẻ của chúng tôi sẽ giúp các bạn có thêm những kiến thức và hiểu biết về công việc này.
