Trong một công ty sẽ có rất nhiều bộ phận, mỗi bộ phận sẽ đảm nhiệm những chức năng, nhiệm vụ riêng. Tùy theo lĩnh vực hoạt động và quy mô công ty số lượng các bộ phận có thể khác nhau, tuy nhiên, bộ phận không thể thiếu là nhân sự, tên tiếng Anh là Human Resources. Phòng nhân sự sẽ làm công việc quản lý tất cả những gì liên quan đến con người, nguồn lực công ty, là một bộ phận quan trọng mà dù là công ty quy mô nhỏ cũng cần phải có. Bài viết sau đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về chức năng của phòng nhân sự.
1. Tìm hiểu chung về phòng nhân sự
Bất cứ một doanh nghiệp nào dù quy mô lớn có lớn đến đâu, đầu tư cơ sở vật chất hiện đại như thế nào thì yếu tố con người vẫn là quan trọng nhất. Trong đó, phòng nhân sự sẽ làm nhiệm vụ quản lý mọi thứ liên quan đến người con người, đó là sự cần nhắc đủ số lượng người lao động, người lao động phù hợp với công việc, có đầy đủ bằng cấp theo yêu cầu, những vấn đề về đảm bảo quyền lợi người lao động (tiền lương, chính sách xã hội, khen thưởng, an toàn lao động),… và còn là cầu nối giữa người lao động với ban giám đốc, các phòng ban còn lại trong công ty. 
Nhìn chung, phạm vi hoạt động của phòng nhân sự rất rộng và đòi hỏi những người làm trong bộ phận này phải có bản lĩnh, có năng lực chuyên môn được đào tạo bài bản liên quan đến quản trị nhân sự.
Trong bộ phận nhân sự, nếu đối với những người không hiểu biết rõ về lĩnh vực này thì chỉ nghĩ đó là công việc liên quan đến tuyển dụng, tiền lương, tuy nhiên, trong phòng nhân sự còn có những bộ phận nhỏ đảm nhận những chức năng riêng.
– Bộ phận tuyển dụng (Recruitment)
– Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B – Compensation & Benefits)
– Bộ phận hành chính (HR Admin)
– Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D – Training & Development)
Sở dĩ người ta chia thành các bộ phận nhỏ như vậy đối với phòng hành chính vì khối lượng công việc của phòng hành chính rất lớn và đòi hỏi nhân lực phòng nhân sự phải có kiến thức cũng như kinh nghiệm nhất định mới đảm đương được công việc này. Do đó, trong các công ty lớn thường chia ra các bộ phận nhỏ để để môn hóa các vị trí, tối ưu hóa hiệu quả quản lý.
2. Chức năng nhiệm vụ của phòng nhân sự
Trong thực tế, không có một quy định bắt buộc về chức năng nhiệm vụ phòng hành chính nhân sự vì nó còn phụ thuộc rất nhiều yếu tố như lĩnh vực hoạt động của công ty, quy mô công ty hay chỉ đạo của cấp trên,… Tuy nhiên về cơ bản, chức năng nhiệm vụ của phòng nhân sự bao gồm như sau:
– Hoạch định nguồn nhân lực : đánh giá, theo dõi và thống kê tình hình nguồn nhân lực và báo cáo, dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai cho công ty. Từ đó lên kế hoạch và xây dựng các chương trình phát triển nguồn nhân lực cho công ty.
– Tuyển dụng: lên kế hoạch chuẩn bị cho việc tuyển nhân viên mới, đăng tin tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, phỏng vấn ứng viên, báo cáo công tác tuyển dụng.
– Đào tạo: đào tạo cho nhân viên mới những nội quy, quy chế công ty, hướng các cách thức làm việc cho nhân viên, phối hợp với các phòng ban khác xây dựng kế hoạch đào tạo nhân lực hàng quý, hàng năm.
– Đánh giá thành tích cán bộ nhân viên: chấm công nhân viên, đôn đốc cán bộ công nhân viên hoàn thành tốt công việc, xây dựng thang lương, bảng lương, cấp phát thẻ BHXH, BHYT,…
– Quản trị tiền lương, tiền thưởng và chế độ chính sách: quản lý về hồ sơ lương nhân viên, cập nhật, theo dõi các chính sách lao động trong công ty, tham mưu, tư vấn cho Ban giám đốc.
– Xử lý quan hệ lao động: giải quyết các tranh chấp lao động phát sinh (tranh chấp lao động cá nhân và tranh chấp lao động tập thể), tiến hành các thủ tục giải quyết cho nhân viên nghỉ việc, xử lý các trường hợp vi phạm nội quy, quy chế công ty.
– Hành chính: Mua sắm các thiết bị văn phòng, thanh toán các chi phí phát sinh của công ty như điện, nước tiền thuê nhà, phân xưởng, quản lý các hồ sơ, giấy tờ khác của công ty.
– Văn thư lưu trữ: tiếp nhận các công văn đi và đến, soạn thảo các thông báo, vào sổ các công văn đến.
– Vệ sinh an toàn lao động: thường xuyên kiểm tra và phối hợp các phòng ban thực hiện các biện pháp an toàn vệ sinh lao động, tổ chức tập huấn các chương trình liên quan đến vệ sinh an toàn lao động và cấp các chứng chỉ an toàn theo quy định pháp luật cho nhân viên toàn công ty.
– Quản lý bộ phận: quản lý chung các hoạt động của phòng hành chính nhân sự, thảo luận, hội ý với các nhân viên trong phòng giải quyết các công việc của công ty .
Trên đây là những chức năng nhiệm vụ quyền hạn của phòng nhân sự, còn đối với người đứng đầu phòng nhân sự, nhiệm vụ của trưởng phòng nhân sự áp lực hơn:
– Hỗ trợ cho cấp trên giải quyết những vấn đề liên quan đến nhân sự.
– Quản lý, điều hành phòng nhân sự.
– Tạo mối quan hệ, hỗ trợ, tương tác với các phòng ban khác trong vấn đề nhân sự
Như vậy, bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về phòng nhân sự cũng như chức năng nhiệm vụ quyền hạn của phòng nhân sự, nếu yêu thích công việc nhân sự, hãy tìm hiểu và học tập ngay từ hôm nay.
